1. 就業規則とは？なぜ必要なのか？

就業規則とは、労働条件や職場のルールを明文化したものです。これを明確に定めることで、会社と従業員の双方が安心して業務に取り組むことができ、労務トラブルの予防にもつながります。次の内容が主に記載されます。

1. 労働時間、休憩時間、休日などの労働条件
2. 賃金や昇給の基準
3. 社内での行動規範や懲戒規定
   

特に中小企業にとって、適切な就業規則の策定は以下のようなメリットがあります。

• 労務トラブルを防止：労働時間や賃金、休暇などの条件を明確にし、誤解や紛争を未然に防ぐことができます。
• 服務と懲戒の明確化：やってはいけない事を明確にし、違反者に処分を行うことができるようになります。
• 従業員の安心感向上：公平で透明性のあるルールを設定することで、従業員が安心して業務に取り組むことができるようになります。

特に、10人以上の従業員を雇用する会社は作成・届出が義務となっています。

2. 就業規則を作成しないことによるリスク

就業規則を作成しない、または不備がある場合、以下のような問題が生じる可能性があります：

• 懲戒処分を行えない：
  就業規則に懲戒に関する規定がないまま懲戒処分を行うと、裁判等において、懲戒処分が無効であると判断されるリスクがあります。そのため、従業員の問題行動に対して、適切な対応ができません。
• 働き方がはっきりしない：
  労働時間・休憩・休日等の労働条件や働くうえで、やってはいけないことが不明確なので、不満や労働者の間の認識のズレが生じやすく、労働トラブルや退職の原因となりやすいです。
• 会社のルールが不明確：
  定年制を適用できない、病気休職者への対応が決まっていない、副業に関するルールを明確にできない等の多くのデメリットがあります。
  

 これらのリスクを回避するためにも、適切な就業規則の作成をオススメします。

3. 事例紹介：就業規則がなくてトラブルになったケース

【事例】　社員から「未払い残業代」を請求されてしまった！

群馬県のある企業では、就業規則が未整備だったため、社員が突然「未払い残業代」を請求してきました。
社長は「うちって残業代払わなきゃいけないの？」と驚きましたが、法律上は支払う義務があり、数百万円の支払いが発生してしまいました。
この事態を防ぐためには、就業規則で適切なルールを作ることが重要です。

4.　就業規則によって防げるトラブル

1. 年次有給休暇の取得に関するトラブル

年次有給休暇の発生要件や取得手続のほか、時季変更権、年次有給休暇の計画的付与、消滅のルールなどについて定めることにより、従業員の誤解がなくなり、トラブルが減少します。

2. 従業員の欠勤に関する給料のトラブル

給料は、従業員が働いた分を支給する原則（ノーワーク・ノーペイの原則）があり、会社には欠勤した従業員の給料から欠勤控除をする権利があります。欠勤や遅刻、早退に対してどのように控除をするのか計算式を定めておくことで、従業員の疑問も解消しトラブルを防ぐことができます。

3. 従業員の退職に関するトラブル

法律的には、従業員は退職を申し出て2週間すると会社を辞めることができます。本来は、この2週間で業務引き継ぎをしてもらいたいのですが、有給休暇を消化しての退職を希望していて引き継ぎができないケースが増えています。そこで、会社としてはトラブル予防のために、退職の申告時期を退職予定日の1ヶ月前と規定したりして対応しています。

4. 懲戒処分に関するトラブル

問題行動をした従業員を懲戒処分するためには、原則として就業規則で懲戒にあたる内容を定めていなければなりません。就業規則に記載がない行為に対して懲戒処分をした場合、根拠がないということで、その処分は無効になる可能性があります。懲戒にあたる行為はすべて記載することで、従業員とのトラブル回避につながります。

5. 就業規則を作成しなければならない会社と法律の背景

常時10人以上の従業員を使用する会社は、労働基準法で「就業規則を作成して労働基準監督署に届け出ること」が義務付けられています。この常時10人以上には、パートタイム労働者やアルバイトも含まれます。派遣労働者は派遣元の従業員としてカウントされるため、派遣先企業の労働者数には含まれません。

就業規則を作成しなければならない条件や、その先にある法律の意図を理解することは、適切な労務管理、労使関係の構築等、会社を成長させるためには、とても重要なことです。

6. 従業員代表からの意見聴取、労働基準監督署への届出、周知

常時10人以上の従業員を使用する会社は、労働基準法で「就業規則を作成して労働基準監督署に届け出ること」が義務付けられています。

作成・変更する際には、以下の手順が求められます：

• 従業員代表からの意見聴取：就業規則の作成や変更にあたり、従業員の過半数をする代表者から意見を聴取し、その意見書を添付する必要があります。
• 労働基準監督署への届出：作成した就業規則は、所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。
• 従業員への周知：届出後、就業規則を従業員に周知することが求められます。 具体的には、社内イントラネットへの掲載や紙媒体での配布などの方法があります。
  

これらの手順を踏むことで、就業規則の効果が正式に発生します。

7. 労務のプロに依頼するか？テンプレートで済ますか？

就業規則は「無料のテンプレート」でも作成できますが、「会社の実態から考えて必要とされる内容」が明確に定められていないとトラブルの原因になります。

テンプレートの代表例として、厚生労働省のモデル就業規則がありますが、内容のレベルが高いため、中小企業や個人事業主には向いていません。
また、中小企業にありがちなトラブルを防止する目的で作成されている訳ではないので、「入っていて欲しかった規定が入っていなかった」ということになりがちです。

ネットでダウンロードできる「無料のテンプレート」は、出来が悪くないものもあるようですが、最新の法律に未対応だったり、会社を守る工夫がなかったり、完成度が低いものが多いので、あまりオススメできません。

トラブルの例としては…

• 最新の法改正に対応しておらず、違法状態になってしまう。
• 退職時のルールが曖昧で、後から「未払い残業代」を請求される等、トラブルとなってしまう。
• 定年退職のルールが適切でなく、ハローワークの失業給付がスムーズに受給できない。
  

このようなリスクを避けるためにも、社会保険労務士などの専門家に依頼するのがオススメです。

8. 専門家に適切な就業規則作成を依頼するメリット

就業規則の作成は、労働関連法規や企業の立場を踏まえた専門的な知識が求められます。そのため、社会保険労務士（社労士）や弁護士などの専門家に依頼することで、以下のメリットが得られます。

1. 法律のプロが対応する安心感：法律や判例に精通した専門家が、法的に正確な就業規則を作成します。
2. 会社に合わせたカスタマイズ：会社の業種や規模、組織文化に合わせた就業規則を作成できます。
3. 労務トラブルの予防：過去の事例や判例に基づいて、トラブルを防ぐための規定を盛り込むことができます。
   

専門家のサポートを受けることで、より実効性の高い就業規則を効率的に、整備することができます。

9. 就業規則作成の依頼先（社労士、弁護士、それ以外）と費用相場

就業規則の作成を依頼する際の主な選択肢と、それぞれの特徴、費用相場をまとめました。

9-1. 主な依頼先

1. 社会保険労務士
   労働法や人事労務管理に精通した専門家で、就業規則作成の依頼先として最も一般的です。会社を守る就業規則を得意とすることが多いです。
2. 弁護士
   労働トラブルが発生しても裁判までサポート可能。裁判で負けない就業規則を作成可能です。ただし、労働問題を専門としている人は、あまり多くありません。
   

9-2. 費用相場

依頼内容や企業規模により異なりますが、以下は一般的な目安です：

就業規則を作成する際は、会社の実情に合った依頼先を選ぶことが重要です。
例えば、労務トラブルが少ない企業であれば社会保険労務士に依頼し、トラブルが頻発している企業は弁護士への依頼を検討してもよいかもしれません。

適切な専門家を選ぶことで、会社のニーズに合った就業規則を整備し、労務トラブルを未然に防ぐことが可能になります。

10. 専門家を選ぶ際に確認すべきポイント

1. 自社に合ったルールを提案してくれるか？

会社ごとに適した就業規則は異なります。

• 週休2日制か？
• テレワークは可能か？
• 残業のルールをどうするか？
• 退職時の手続きは？
  

こうした項目を細かくヒアリングしてくれて、自社に最適な就業規則を作れる専門家を選びましょう。

2. 最新の法改正への対応は？

労働関連法規は頻繁に改正されます。

「就業規則を作ったけど、気づいたら法律が変わっていて使えない…」ということがないように、最新の法改正に対応できる専門家を選びましょう。

3. 従業員への説明サポートがあるか？

就業規則は作成するだけではなく、従業員にしっかり説明し、理解してもらうことが重要です。

社会保険労務士に依頼すると、説明会の開催や質疑応答のサポートを受けられることが多いので、事前に確認しましょう。

11. 依頼時の注意点と成功させるコツ

1. 企業の実態に合った就業規則を作成する
   形式的な内容ではなく、自社の業務や組織に適した就業規則を作成することが重要です。
2. 労働関係法令を遵守する
   最新の法改正を反映し、労基法違反にならないようチェックが必要です。
3. 専門家と十分にコミュニケーションを取る
   依頼時には、企業の課題や希望を明確に伝えることで、より適切な就業規則が作成できます。
4. コストと成果のバランス
   費用対効果を見極める必要があります。
5. 社内の意見を取り入れる
   従業員の声を反映することで、納得感のある就業規則が作成できます。
6. 現行の労働条件を整理
   現在の労働時間、賃金体系、休暇制度などを把握しておく。
7. 従業員代表者の選出と意見聴取
   法律上、意見聴取が必要なため、従業員代表を決めておく。
8. 定期的な見直しの計画を立てる
   就業規則は一度作ったら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。
   

実際の企業の声： 「専門家に相談したことで、自社に合った就業規則が作成でき、従業員の納得感も高まりました。」

12. 就業規則作成のプロセス

就業規則を作成する際には、いくつかのステップを踏むことが重要です。具体的なプロセスとポイントを見ていきましょう。

① 会社の現状を把握する

まず、現在の労働環境や従業員の働き方を整理し、課題を明確にします。

1. 経営方針や組織文化は、どのようなものか？
2. 労働時間、休憩、休日、休暇制度はどうなっているか？
3. 残業や給与の支払いルールは明確か？
4. 会社が抱えている課題・問題点
5. 社内で発生しやすい労務トラブルは何か？

必要であれば、会社の担当者や実際に働いている従業員からヒアリングを行います。
これらを明確にすることで、自社に最適な就業規則を作成するための情報が整います。

② 必要な規定を決める

次に、就業規則に盛り込むべき項目を決定します。一般的な内容としては、以下のようなものがあります。

1. 労働時間・休憩時間のルール
2. 賃金・賞与・昇給の規定
3. 退職・解雇に関するルール
4. 服務規律や懲戒規定
5. ハラスメント対策
6. 福利厚生や社内ルール
   

会社独自のルールも盛り込む場合は、盛り込む内容をはっきりさせます。
必要な規定を就業規則本体内に盛り込むか、別規定とするかを決めて、全体の構造を決定します。
(例えば、賃金に関する規定を就業規則本体の内部に盛り込むか、賃金規程として独立させるか)

③ ドラフト作成と法令チェック

労働基準法などの法律への適合を確認や、会社の実態に合っているかのチェックを行いながら、就業規則の原案を作成します。
このプロセスを経ることで、作成作業のスムーズな進行が期待できます。

④ 労働基準監督署への届出と社内周知

就業規則が完成したら、10人以上の従業員を雇用する会社は、従業員の代表の意見書を添えて、労働基準監督署に届け出る必要があります。

届出後、従業員に対して内容を周知する必要がありますので、社内掲示やイントラネットへの掲載、社員へのコピーの配布等を行って、初めて効力を発揮することとなります。

成功事例： ある中小企業では、社労士に依頼して就業規則を整備した結果、従業員の意識が向上し、労務トラブルが大幅に減少しました。

13. よくある質問とその回答

Q1. 就業規則は必ず作らないといけないのですか？

A. 従業員が10人以上の会社は法律で義務付けられています。ただし、10人未満でも作成することで労務トラブルを防ぐメリットがあります。

Q2. 就業規則を変更する際の注意点は？

A. 法改正や企業環境の変化に合わせ、定期的に見直しを行い、従業員代表の意見を聴取し、労働基準監督署に届け出ます。

Q3. パートやアルバイトにも適用される？

A. はい。基本的には、全従業員に適用されます。ただし、就業規則の適用範囲を明確にし、パート・アルバイト向けに本体とは別規程を定めることも可能です。

Q4. 就業規則に違反した場合の罰則は？

A. 懲戒処分の内容や手続きを明確に定めることで、公平かつ適切な対応が可能になります。

Q5. 一度作成した就業規則は変更できますか？

A. はい。法改正や会社の方針変更に応じて、適宜見直すことが推奨されます。変更時には従業員代表の意見聴取を行い、労働基準監督署に届け出ます。

14. まとめ

就業規則の作成は、企業の持続的な成長と健全な労働環境の構築に不可欠です。専門家に依頼することで、効率的かつ法的に安心な就業規則を整備できます。本記事の情報を参考に、自社に最適な依頼先を選び、適切な運用を目指してください。

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